1.- DEFINICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Con el propósito de promover el cumplimiento tributario voluntario, mediante Resolución de Superintendencia 188-2010, de Junio 2010, la Administración Tributaria aprobó el Sistema de Emisión Electrónica de Facturas. Dentro de los planes del actual gobierno se contempla la emisión de facturas electrónicas por los contribuyentes afiliados al RUS para así ampliar el mercado al cual se dirigen.

El concepto de factura electrónica no es nuevo, en la década de 1960, algunas compañías empezaban a establecer redes para intercambiar documentos como facturas u órdenes de compra, en un afán de agilizar sus operaciones. Eran conocidos como sistemas EDI. El Instituto Americano de Normas (American National Standard Institute – ANSI) emitió las primeras normas para la normalización de documentos electrónicos. Los sistemas EDI eran bastante rígidos y únicamente aplicados por  grandes corporaciones. Recién por los años 1990 algunas aplicaciones de interfase en web aparecen como una solución más robusta, permitiendo la emisión de facturas en formatos CSV, PDF, XML y su almacenamiento para una posterior consulta.

La factura electrónica es mucho más que la versión digital de una factura manual, existen normas, procesos, legislación que soportan su funcionamiento, de otro lado constituye un primer paso de un camino de modernización digital que idealmente termina en el reemplazo de los documentos en papel tal como los conocemos hasta ahora.

Empezando por lo más básico debemos señalar que una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Una factura electrónica es aquella que se emite y recibe en un formato electrónico. Esto supone que los involucrados en la emisión y recepción de la factura electrónica deban de cumplir con ciertos procesos normalizados.

 Cuando se emite un documento que  prescinde del papel, se debe garantizar la autenticidad e integridad del contenido. La autenticidad e integridad se puede conseguir mediante una firma electrónica o un certificado digital.

A continuación abordaremos rápidamente estos temas para tener cierto conocimiento de cómo forma parte del concepto de factura electrónica.

3.- AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA

Uno de los grandes problemas de los documentos electrónicos fue asegurar su validez e integridad, es decir que sean auténticos y que contengan toda la información que dicen contener.

Una ciencia muy antigua ayuda a resolver el problema de la autenticidad, nos referimos  a la Criptografía. La palabra proviene de los vocablos griegos: “Kryptos” ocultar, “Grafos” escribir, es el arte de cifrar (encriptar) y descifrar (desencriptar) información, utilizando técnicas matemáticas. Su objetivo es garantizar el secreto de la comunicación entre dos entidades. La seguridad que brinda tiene que ver con la autenticidad del remitente, “es quien dice ser” y que el contenido del mensaje no haya sido modificado en su tránsito. Para estos fines usa lo que se conoce como un encriptado asimétrico.

El resultado de este proceso es que el mensaje cifrado utilizando una “llave privada” solo puede ser descifrado utilizando la “llave pública” correspondiente, logrando la autenticación del remitente, debido a que solo él pudo haber usado la llave privada. Este es el principio de la firma digital.

El proceso simplificado es el siguiente:

3.- CERTIFICADO DIGITAL

 El último concepto para entender el proceso de la factura electrónica es el certificado digital. La llave privada de una persona debe ser conocida únicamente por esa persona. La Llave pública correspondiente, debe estar asociada a dicha persona sin posibilidad de error alguno, para ello se usa el certificado digital. El certificado digital es un documento digital mediante el cual un tercero confiable (una entidad certificadora) garantiza la vinculación entre la entidad de un sujeto y su clave pública. El riesgo de un posible rechazo o repudio de la factura electrónica se mitiga mediante el certificado digital.

Nuevamente, tratando de simplificar el proceso, la representación del proceso de emisión del certificado digital es como sigue:

4.- LA FACTURA ELECTRÓNICA EN EL PERÚ

La emisión de comprobantes digitales en el Perú ya tiene algunos años de antigüedad y han creado cierto entorno para la emisión de comprobantes electrónicos. En el año 2008 se implementa la emisión de recibos electrónicos. Mediante Resolución 374-2013 SUNAT la factura electrónica empezó a ser obligatoria para un primer grupo de contribuyentes designados por SUNAT, desde esa fecha se han emitido diversos dispositivos legales con el propósito de mejorar el sistema de emisión electrónico de comprobantes de pago.

En materia tributaria la certeza y seguridad son elementos clave para dar validez jurídica a una operación, los procesos de firma digital descritos arriba permiten, hasta ahora, asegurar estos principios legales. 

Cabe señalar que la Ley 27269 de Mayo del año 2000, regula la utilización de la firma electrónica dándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de la voluntad. En su artículo 3 señala “La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada”.

Sobre el certificado digital señala en su artículo 6 “El certificado digital es el documento electrónico generado y firmado digitalmente por una entidad de certificación, la cual vincula un par de claves con una persona determinada confirmando su identidad”

Sobre la confidencialidad señala en su artículo 8 “La entidad de registro recabará los datos personales del solicitante de la firma digital directamente de éste y para los fines señalados en la presente ley. Asimismo la información relativa a las claves privadas y datos que no sean materia de certificación se mantiene bajo la reserva correspondiente. Sólo puede ser levantada por orden judicial o pedido expreso del suscriptor de la firma digital”.

Actualmente los comprobantes de pago electrónicos son emitidos de 3 formas

1.       Facturador SUNAT.

2.       Sistema Emisión Electrónica SEE – SOL

3.       SEE desde los sistemas del contribuyente.

1.- FACTURADOR SUNAT.-  es una aplicación gratuita que permite emitir facturas, boletas de venta, notas de crédito y notas de débito, genera, firma y envía un XML de manera automática, genera un archivo pdf en caso se requiera entregar una representación impresa. Se requiere contar con un certificado digital vigente y haber dado de alta ese certificado en el portal de SUNAT.

El facturador de SUNAT no captura información de la operación de la venta, no hace los archivos de entrada los mismos que deben ser hechos por el contribuyente hasta con 3 tipos de formatos: txt, xml o Jason. El facturador de SUNAT no envía correos a los clientes y tampoco resguarda los archivos procesados.

Sin embargo con el facturador SUNAT es posible enviar la información en bloque al final del día, existiendo un plazo de hasta 7 días para enviar la información a SUNAT

2.- SISTEMA DE EMISION ELECTRONICA SEE - SOL.-  mediante esta aplicación se pueden emitir los siguientes comprobantes de pago: Boleta de venta desde portal de SUNAT con clave SOL, Factura Electrónica SEE SOL, comprobante de retención electrónico desde SOL, comprobante de percepción electrónico desde SEE SOL, guía de remisión electrónico desde SEE SOL, notas de débito y crédito electrónicos desde SEE SOL.

Este sistema la SUNAT sustituye a los emisores electrónicos, a los usuarios que cuentan con clave SOL y a los adquirientes o usuarios electrónicos en sus obligaciones de almacenar, archivar y conservar los recibos por honorarios electrónicos, las facturas electrónicas, las notas de débito y crédito.

La calidad de emisor electrónico de este sistema se adquiere por designación de SUNAT o por elección del contribuyente, siendo esta elección de carácter definitivo.

Como sistema es más sencillo que el facturador SUNAT porque solo se requiere el llenado del formulario de comprobante electrónico, sin embargo tiene la desventaja de que la factura es una a una, en línea; lo cual ocasiona problemas si se emite varios comprobantes a la vez o si se tiene varios puntos de facturación operando a la vez.

3.- SEE DESDE LOS SISTEMAS DEL CONTRIBUYENTE.- mediante esta aplicación se pueden emitir la factura electrónica, la boleta de venta electrónica, las notas de crédito y débito electrónicas. La calidad de emisor electrónico se adquiere por designación de SUNAT, siendo obligatorio pasar el proceso de homologación ante SUNAT. El proceso de homologación verifica si el sistema del contribuyente reúne las condiciones mínimas exigidas. La calidad de emisor electrónico es definitiva, dicha condición no se pierde bajo circunstancia alguna.

Cabe señalar que la serie de las facturas generadas mediante este sistema es alfanumérica de cuatro dígitos, comenzando con la letra F. La numeración es correlativa empezando desde el No 1 y es independiente a la numeración de la factura física. Es posible consultar estas facturas en el portal web de SUNAT.

La operatividad de la factura electrónica es la siguiente:

A continuación copiamos información acerca de la conservación de estas facturas del portal de SUNAT

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En Colchado y Asociados lo asesoramos en la adopción del sistema de facturación electrónica que se ajuste a sus necesidades a la vez que avizoramos las posibles implicancias contables y tributarias que este proceso puede tener.

Autor: Augusto Valenzuela

E-mail: avalenzuela@colchadoyasociados.com